PMO

PMO: Clave en la gestión de proyectos

La Oficina de Gestión de Proyectos o Project Management Office (PMO por sus siglas en inglés), es el departamento o figura dentro de una organización u empresa que se encargará de definir criterios, vías de ejecución y coordinación, en la gestión de proyectos que estén bajo su responsabilidad.

La figura de PMO puede variar dentro de una empresa dependiendo de cómo esté conformada. En empresas grandes, el PMO suele ser un departamento integrado por varias personas, mientras que en pequeñas y medianas empresa se limita a una persona.

El PMO es muy importante a la hora de gestionar y ejecutar un proyecto, ya que esta brinda soporte y dirección a la ejecución de  planes dentro de una organización. El PMO debe estar conformado y dirigido por personas con una formación académica adecuada en cuanto a gestión de proyectos, ya que esto tendrá un impacto positivo en la toma de decisiones y ejecución de los planes.

Tipos de PMO ¿Cuándo se aplica cada una?

Si bien no existe una clasificación exacta de las PMOs para una organización, algunas empresas exigen que estas se concentren en un área específica de sus proyectos, por lo que de ahí podríamos tomar tres variantes de PMO.

La versatilidad de la PMO, le permite enfocar sus esfuerzos en diferentes áreas de los proyectos, para poder tener los resultados deseados ¿Cómo es esto?

Una PMO puede estar orientada únicamente a controlar un proyecto de gran alcance para empresa, o simplemente dedicarse a controlar grupo específico de proyectos que maneje la compañía. También hay PMO que se dedica a mantener la alineación del portafolio de proyectos según lo establecido en los objetivos estratégicos del negocio.

Tomando esto podemos decir que existen tres tipos de PMO:

  • PMO Operativa: Son las que apoyan algún proyecto o programa en específico
  • PMO Táctica: Las que dirigen una serie de proyectos estratégicos
  • PMO Estratégica: Las que mantienen una alineación del portafolio de proyectos

Todas ellas van acompañadas de unas claras diferencias y directrices que deben seguir para lograr sus objetos y garantizar el éxito de los proyectos de la empresa.

En el caso de la PMO operativa, esta debe estar siempre atenta a la coordinación diaria de los proyectos, así como los recursos destinados y su desempeño. La PMO táctica se enfoca en los procesos que se deben realizar para ejecutar y mantener los proyectos, así como dar la metodología para hacerlo y las herramientas. Debe mantener una prioridad al portafolio de proyectos de la empresa y se encargará de optimizar los recursos que tenga a mano

Por último la PMO estratégica deberá cuidar y atender la relación del portafolio de proyectos con la planeación estratégica de la empresa, mientras genera un plan de recursos críticos y debe estar preparada para gestionar riesgos de alto nivel.

Toda empresa que necesite o requiera una PMO en su organización, primero deberá identificar cuál se adapta mejor a sus necesidades, pues en base a esto es que se definirán los servicios y funciones que desarrollará.

Pero ojo, las PMO también pueden evolucionar dentro de la propia empresa, es decir, se puede iniciar con una y pasar a otra, según lo requieran los proyectos.

Una PMO operativa puede pasar a ser estratégica, por ejemplo, una vez que se concluye el proyecto o programa al cual está dedicada.

PMO

Ventajas de las PMO

La implementación de una PMO en una empresa genera varias ventajas que se deben considerar ya que impactarán de forma positiva en la evolución de la misma.

Riesgo de fracaso de reducido: Uno de los mayores temores de quienes emprenden proyectos es el fracaso, es por eso que al implementar una PMO esto se ve reducido, ya que permite igualar los procesos de gestión de los proyectos, facilitando el seguimiento de estos por parte de la dirección.

Gestión de personal: La PMO permitirá dirigir al personal humano necesario para un proyecto, lo que se traduce en procesos más eficaces. Además una vez el personal termina su tarea en un proyecto específico, puede ser dirigido a otro.

Directores calificados: Cada proyecto debe tener su director o cabeza por así decirlo, la PMO se encargará de identificar a la persona más calificada para emprender esta función.

Mejor uso de los recursos: La PMO se encargará de optimizar el uso de los recursos mediante una planificación destinada a reducir los tiempos de facturación e incrementar el resultado económico de la empresa.

Reciclaje de información y conocimiento: Esto permitirá tomar lo que ya está comprobado que funciona y volverlo a aplicar, pero de mejor manera.

En MiT Software nos mantenemos a la delantera en los servicios de apoyo para PMO, aplicando la metodología o ayudando a las empresas u organizaciones a formar y constituir sus propias Project Management Office.



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